外贸邀请函要这样写

邀请函的发送对象:与贵司成交过订单,还包括之前曾经与你联系过、询问过相关产品的意向客户。


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1. 不要千篇一律

 

有些工作人员会上网找一些范文,全篇照抄,然后只改动一下名字和展会的地址,就完成了任务。其实这样会显得没有诚意。客户不仅仅是只跟一家公司做生意,邀请函可不止收到一封,类似的范文他可能已经见过几百遍了,这样的邀请函缺乏吸引力。如果能针对客户写一些诚意十足的文字,在文中对客户致以问候,尤其是能在文中提一下跟该客户上次的谈话细节,更能加深对方的印象。这样才是一份好的邀请函。

 

2. 附上交通路线

 

在邀请函中附上交通路线。尽管客户可能已经参观过很多次这样的展览了,他对展馆的地理位置十分的熟悉,但是如果参展商能在邀请函中附上交通路线,则会显得亲切细心。若参展商在信函中告知客户“为了防止出现塞车,耽搁您的时间,建议您可将车停在酒店,选择地铁前往,湾仔站下车即可”,同时附上地铁线路图,这样的邀请函相信能给客户留下很好的印象。

 

3. 邀请时间有讲究

 

参展商在某个地区可能有不止一个代理商。那么在邀请这些客户来参观展览的时候,邀请时间就有讲究了,应该尽量将他们的参观时段错开。因为同一个地区的代理商,可能就是直接的竞争对手。为了避免引起尴尬,最好是一个安排在上午会面,另外一个安排在下午。

 

4. 附上展馆平面图

 

邀请函里附上展馆平面图,可以让客户更容易地找到展位。主办方会提供展馆平面图,上主办方的官网下载电子版,自己打印或者拿到纸质的图样进行复印,再附在邀请函里。

 

5. 告之天气情况

 

参观展览的客户来自全世界各地,他们并不熟悉展览所在地的情况。参展商如果能在邀请函里将未来几天详细的天气情况告诉客户,并附上生活上该注意的细节,则显得细心体贴。

 

这样的邀请函,从客户的角度出发,设身处地为客户着想,相信能给客户留下不错的印象,称得上一封好的邀请函。

 

 邀请函模板

 

模板1:

Dear XXX,

How are you?

This is XXX from XXX company, specializing in manufacture and sale XXX products, such as : Product A , Product B, Product C, Product D, Product E and so on .

Now I am writing to invite you to come to China the 36th annual Hong Kong electronics fair, our booth number is XXX. 1 harbour road, wanchai, convention and exhibition center.

We will show a great variety of our products here, suitable for worldwide well-known bands. We believe there will be some items attracting you. Meanwhile, I think it will be a good opportunity to communicate with you face to face.

If you couldn’t attend this exhibition, welcome to visit our website: www.xxx.com for more details.

We sincerely hope to see you in Hong Kong electronics show, looking forward to hearing from you soon.

Yours sincerely,

XXX

 

模板2:

Dear XXX,

We hereby sincerely invite you to visit our booth at 展馆 from 时间 as the 展会 is coming.

Our company is a  professional 产品. We specialize in designing and manufacturing 产品. We constanly update models and develop new products. Providing everycustomer superior quality products at competitive price .

It would be a great pleasure to meet you at the exhibition.We expect to establish long-term business relations with your company in future.

Exhibition Center : 展馆地址

Booth Number : 展位号

Date : 时间

Yours sincerely,

 

参展小技巧让展会更成功

 

通常来说,展会投资高,时间短,如何利用好展会期间的宝贵时间,使投资获得最大收益,相信是所有参展客户都会关心的问题。以下这些成功利用展览会的要诀也许都是常识,但我们建议您把这12条要诀当成参展期间的原则来要求自己的工作人员。

 

1.不要坐着。展览会期间坐在展位上,给人留下的印象是:你不想被人打扰。

 

2.不要看书。通常你只有二到三秒钟的时间引起对方的注意,吸引他停下来。如果你在看报纸或杂志,是不会引起人注意的。

 

3.不要在展会上吃喝。那样会显得粗俗、邋遢和漠不关心,而且你吃东西时潜在顾客不会打扰你。

 

4.不要打电话。每多用一分钟打电话,就会同潜在顾客少谈一分钟。

 

5.不要见人就发资料。这种粗鲁的做法或许会令人讨厌,而且费用不菲,更何况你也不想成本很高的宣传资料白白流失在人海中。那该怎样把价值不菲的信息送到潜在顾客手上呢?寄给他。

 

6.不要与其他展位的人交谈。如果你不想让参观者在你的展位前停下来,他们自然会走开。看到你在和别人说话,他们不会前来打扰你。尽量少和参展同伴或临近展位的员工交谈。你应该找潜在顾客谈,而不是与你的朋友聊天。

 

7.不要以貌取人。展览会上惟一要注重仪表的是参展单位的工作人员,顾客都会按自己的意愿尽量穿着随便些,如牛仔裤、运动衫、便裤,什么样的都有。所有,不要因为顾客穿着随意就低眼看人。

 

8.不要聚群。如果你与两个或更多参展伙伴或其他非潜在顾客一起谈论,那就是聚群。在参观者眼中,走近一群陌生人总令人心里发虚。在你的展位上创造一个温馨、开放、吸引人的氛围。

 

9.要满腔热情。常言说得好,表现得热情,就会变得热情,反之亦然。如果你一副不耐烦的样子,你就会变得不耐烦,而且讨人嫌。热情洋溢无坚不摧,十分有感染力。要热情地宣传自己的企业和产品。在参观者看来,你就代表着你的企业。你的言行举止和神情都会对参观者,认识你的企业产生极大的影响。

 

10.要善用潜在顾客的名字。人们都喜欢别人喊自己的名字。努力记住潜在顾客的名字,在谈话中不时提到,会让他感到自己很重要。大胆些,直接看着参观者胸前的名牌,大声念出他的名字来。遇到难读的名字就问。如果是个极不寻常的名字,也许就是你同潜在顾客建立关系最得手的敲问砖。

 

11.要指定专人接待媒体。媒体也许会到你的展位找新闻,一定要安排专人作为你的企业与媒体的联系人,这样就可确保对自己企业的宣传始终保持一致口径。如果每个参展的工作人员都可以与新闻界交谈,那么你是在自找麻烦,因为无论你对员工的训练如何有素,都不可能统一口径。

 

12.要佩戴好名牌。在展会上,你肯定不想让参观者叫不出你的名字。如果你将名牌戴在左胸,你就会犯这种错误。应把名牌戴在身体的右侧靠近脸的地方,这样与人握手时,你的名牌就会更靠近对方。

祝大家在每一次展会上都能有丰富的收获!


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