接待海外买家怎么办?(外贸必看)

    做外贸的朋友总会遇到接待海外买家的时候,很多外贸朋友由于第一次接待海外买家,不知道怎么办才能谈成合作。有的朋友更是因为没有调整好心态,而给外商客户留下不好的印象。除了调节好心态,还要把握好接待国外客户的技巧。下面,我们将为大家分享一些接待海外买家的小技巧。

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第一,行程安排:


    同客户商讨参观访问行程表同工厂(公司接待部门)沟通一切敲定之后发送邮件传真让客户确认同时让工厂做好接待准备。事先跟外商详细商量好他的行程,但外商访厂/公司阶段的安排则最好由你自己做出 看哪些产品和车间扬长避短把你想展示给外商的东西充分安排进去。可以征求外商的意见,也可以把自己设想成外商,“如果我到一个陌生国度的陌生供货厂去考察,希望看到什么?”

 

第二,公司信息的把握:


    首先应该对公司产品,生产流程,技术参数了解了才有可能带领客人参观。事前最好准备一些关于公司的英文介绍,整个生产流程的英文,省的到时候翻译出现困难。另外,对于一些客人可能问到的问题要提前准备好。

 

第三,客人信息的打探:


1了解客户,包括客户的详细联系资料,公司背景,公司实力,经营状况,经营范围,客户此次来访的目的,主要对什么感兴趣。还包括外商公司的股份结构,经营现状,技术水平,近三年的资产负债数字。

2详细了解外商的谈判代表的具体情况,包括年龄,学历,爱好,身体健康状况,他在外商公司中的位置,他在经商履历中的业绩,他对投资项目的兴奋点。

3调查客户性质:客户来之前你就需要对客户进行一些评估,是哪国人?是零售还是批发?网站是什么内容?针对于哪些产品?区域市场在哪等等。

4了解客人的宗教问题,以方便接待。多了解客人国家习俗,习惯和喜好,注意细节,对自己所在城市文化以及景点也尽可能多了解,对本国文化当然应该多了解,客人问及时至少也应知道一点

 

第四,准备接待材料和工作:


1参观和谈判可能用到的物品

2公司大厅的欢迎客户来访之类的接待牌,让客人感觉其受到重视。提前告诉前台接待有XX公司客来访,若接待能记住来访的客人名字就更好了。

3会议室的安排,谈判资料的预备,包括企业演示文稿的准备,以及相关需要展示客户的文件资料以证明公司实力。

4事先准备好接机牌,公司大厅接待牌,打扫公司接待谈判室,样品卡的准备,客人感兴趣的其他产品的准备。

5咖啡茶及一些小食品糖果的准备。

6客人小礼物及样品的准备。

7提前确定与外商谈判的三个方案,最佳方案,折中方案和妥协方案;准备好为达到上述三个方案的策略和手段。

8.对附近娱乐设施及购物休闲设施要了解。

 

第五,接机和酒店安排:


1确认时间,确认酒店,拿接待牌并提示客人,在机场迎接;车上和客户所聊话题可以是轻松愉快的,比如讯问客户旅途状况,简洁城市特色或者文化特点等。

2如果没有实现商量好,可以在车上问客人的行程打算,然后再具体定,一般是先把客人送到你预定的的酒店,有时候是客人自己预定。和客户敲定酒店星级房间一人一间还是share room楼层吸烟区和非吸烟区等等细节酒店挑选上要注意很多酒店号称5 结果连3星的水平都没有 然后就近安排 安排妥当以后 告知客户具体饭店地址电话一般是先接送至酒店后 将访问时行程和工厂资料等文件交给客户敲定第二天参观访问事项也有客户直接先去工厂参观务必提前让工厂准备。

3如果是客人先休息,那离开前先确定去酒店接客户来公司的时间;有时候客人直接去参观。

 

第六,安排参观和谈判:


1第二天准时至酒店接客户(不同国家的客户对时间的观念会有不同 我方一般提早10分钟在酒店大堂等候。

2接到工厂或者办公室之后根据行程表进行参观访问和会谈 安排专人记录会议内容如果第一次接触 应安排多媒体会议室 双方可以用投影幻灯对各自的企业进行介绍。

3谈判技能主要是练出来的,不是学习或者理论可以造就的。你需要多与人交流,包括多去一些市场进行买卖训练,甚至讨价还价的训练。谈判的基础上互信互利,要保证自己的盈利基础上想办法为客户盈利是很重要的。谈判的顺序,参观公司工厂的顺序,陪同人员的级别,产品介绍的专业性和正确性,务必给客人留下专业的好印象,切忌不能一问三不知,当然这些都来源于平时工作经验的积累和学习。

4一定要随身带着笔记本随时记录客户的要求,询问的款式,以便在邮件回访时有针对性。让所有客人了解自己公司的操作方式,能使客人更倾向于合作,对于敏感问题保持沉默,矜持的习惯应该避免。更不要对客人撒谎,自己是工厂,自己制造产品。客人的一些评估方式关键是在于如何和你合作,你如何和他互动操作等,你的产品质量竞争优势和你交货期稳定性等。

5聊天,这很重要,几句话就打消他的矜持。讲的内容可以是汇率,建设,基金,家庭,房价,收入等成人问题。通过这些对对方性格充分了解,然后在谈生意时在有分歧的地方进行具体交流。

6打印谈判报价单或合同给客人。

 

最后外商走后,还要写一封感谢函感谢他们的到访,同时还要写上之前有所纰漏的事项。

 

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