极其容易忽略的外贸邮件细节


    在外贸询盘中,邮件的细节往往决定着订单是否能够成交,所以外贸业务员有必要注重外贸邮件的细节,做好细节就是成功的一半了。

 

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第一,邮件主题

 

    很多人对于主题并不是很在意,但在这个快节奏的商业社会,尤其是越来越多人用手机查看邮件的情况下,一个合适的主题会更加吸引客户的关注,或者说,能帮助客户决定是否要打开邮件,并且能帮助客户在未来需要检索过往邮件的时候更加容易看到这封邮件。

 

    这里分为两种情况,一种是相对熟悉的客户,一种是陌生的客户。

 

    相对熟悉的客户,在主题中点出正文的大意即可,例如Quotation of A/C from XXX-20131009,例如Oct.2013 Payment Schedule,例如 2nd Order Following Up之类。这里我之所以把日期等数据写上,主要原因还是为了万一客户在今后需要review或者检索过往的邮件能更加容易找到他想要的东西。

 

    假如是相对陌生的客户,我看到不少人采用的是把自己的公司名字作为主题,个人认为这种做法不是最好的,除非你笃定客户看到你的公司名字能联想起什么来,不然的话,我还是建议主题中最好包含自己的产品名字。因为客户每天都会收到许多来自陌生供应商的邮件,扫一眼邮件主题不能发现这封邮件是和他的生意相关的,有的人会直接选择不看。

 

第二,发件人

 

    这里的发件人指的是当客户收到你邮件的时候,和主题在一起显示的发件人信息。绝大多数的人都会设置为显示自己的名字,例如Daniel Lee之类,也有一些人不做设置直接赤裸裸地显示自己的邮箱地址。我认为,在名字后面加上自己的公司名字甚至产品名字效果会更好一些,因为给客户发过邮件的可能有几十个Daniel,说实在话作为客户有时候真的很难记住到底这是哪个Daniel。至于直接显示邮箱地址的就更不可取了,尤其是那些以sales5service6等等开头的。

 

第三,邮件正文

 

    小年轻在追女神的时候往往会用这么一招,打听女神喜欢看什么书,例如莎士比亚的之类,然后某一天装作不经意地在女神面前背出一句“to be or not to be”,企图吸引女神的注意力,这叫投其所好。邮件也是一样的道理,客户给你回复的邮件用的是什么字体、什么字号、怎样的排版,代表了对方的偏好,虽说我们不一定就要完全按着客户的版式来,但至少不要让客户看一眼都觉得烦的地步,所有杂乱无章的,大小写乱来的,字体字号不统一的,起手还空两格的,这里一坨红色那里一堆黄色的,都很难吸引别人阅读的欲望,更加会给客户留下不专业的印象。至于哪个字体才是鬼佬眼中属于好看的,见仁见智,但我猜反正不会是宋体。

 

    其次,关于要不要在邮件正文中放图片或者表格的问题,我的看法是这样的:

 

    1、陌生客户就最好不要了,以防被对方的服务器当成垃圾邮件。

 

    2、已经有一定来往的客户,直接在邮件正文中放图片或表格,有着非常直观的效果,但前提是图片和表格仅仅作为直观展示的作用,而且表格中的各项汇总数据,例如总金额总数量之类的你全部都做好了,客户只需要看就行。而那些客户可能需要另存为或者修改之类的东西,例如报价表,就最好还是采用附件的形式。

 

第四,邮件签名

 

    我今天刚好收到一封邮件,邮箱是gmail的,签名只有公司名字,电话和传真。类似这样的邮件真的很遗憾,因为没有网址,也没有可以从后缀找到网址的企业邮箱,总不能指望客户去google你的公司名字吧?当然了,除非你邮件正文体现出来东西特别吸引人,让客户忍不住主动去搜索更多关于你公司的资料。但理论上来说,这种情况不可能出现,因为客户扫一眼邮件就会很容易得出一个“这家公司不值得关注”的结论,正文都不会看多两眼。

 

    至于是否要在签名档放邮箱地址的问题,有人可能会觉得既然客户收到了我的邮件,那他自然就知道了我的邮箱地址是多少,在签名档放的话太多余,但在许多公司,往往邮件会被转发来转发去,有时候由于某个人的客户端设置问题就会导致你邮箱地址的消失,这时签名档的邮箱地址就起到很好的作用了。

 

第五,附件

 

    有些供应商发出去的附件,其命名往往是一堆对客户来说毫无意义的东西,例如产品图片用的是只有自己才能看得懂的产品型号,或者从相机导出来的时候叫什么文件名就用什么文件名。建议:

 

    1、命名要让对方能轻易看懂这到底是个什么文件,假如是测试报告,是什么产品什么型号什么时候的测试报告。

 

    2、最好做到让对方另存为的时候不再需要更改文件名。

 

    3、邮件正文中最好对附件有一个描述,例如attached you would see the quotation, the product picture and test report等等

 

大家写邮件的时候可以站在看邮件者的角度想问题,往往会得到意想不到的效果。

 

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