接待外贸客户的详细流程

作为一名专业的外贸业务员,我们心中都必须清楚地了解接待外贸客户的具体流程,要是这一步做好了,前来参观的外贸客户就很容易拿下了。那么,我们应该如何接待外贸客户呢?下面,外交圈将为大家详细介绍流程。

 

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我们要从三部分来最好接待外贸客户的准备,分别是客户来之前,客户接待中和客户拜访后。

 

在客户来之前:

 

第一,收到客户告知来参观信息后,最快时间邮件或者电话回复客户,表示欢迎客户来访,了解客户来访人数,是否需要车接送,是否需要帮忙预订酒店,此次来访主要目的等等信息。方便来访各项安排。

第二,收到客户回复的信息统计表后,尽快做好各项安排,如派车申请,客户来访联络函,样品,目录,价格等,并计划好陪同接待的人员如经理或者组长,并告知客户详细情况,讨论 商谈细节。了解客户详细情况并准备客户来访计划,如参观流程,谈论内容,以及希望达到的目标。

第三,客户来访提前一天跟人事部确认车辆接待具体时间。再次发邮件或者电话跟客户确认接待时间地点,以及联系方式。人事部会保证车辆干净整洁,准时待命。

第四,针对客户感兴趣的产品,业务员要非常熟悉此产品,了解此产品的特性及优势,以便介绍给客户。

第五,告知经理客户基本情况,来访具体时间,主要谈论的内容,约好时间。

 

在客户接待中:

 

第一,业务员精神饱满,穿着正式得体,佩戴厂牌,在约定时间内跟司机汇合前往客户酒店接待客户,确保到酒店的时间比与客户约定的早到10-15分钟,因此需要提前确定好具体位置, 并考虑到塞车的情况,决不能出现让客户等待的情况。

 

第二,到达酒店后,在与客户约定的时间提前1-2分钟电话联系客户,告知已经抵达酒店门口,询问是否已经准备好,并碰面,跟客户打招呼并亲切握手。

 

第三,请客户上车时,轿车座位有高下之分。一般而言,副驾驶后面的位置最佳,其次是驾驶后面的位置,再其次就是副驾驶位置。常识是应该有所明白的。

 

第四,客户上车之后,可以简单告诉客户从酒店到工厂需要的时间,让客户有个了解。其次,需要注意的时,业务员绝对不可以悄无声息,并自己闭眼睡觉了。需要跟客户沟通交流,比 如是否来过中国,来过东莞,在这里还习惯吗?对东莞印象如何?根据之前对客户的了解,客户询问客户国家的天气如何,客户所在城市的情况,客户国家代表性的食物等,或者中国 特有的食物,水果,习惯,介绍一下东莞这个城市的发展,介绍给客户路上遇到的风景等等。总之这点是大家所有人欠缺的,并需要补充的内容,但是确实跟客户拉近距离非常重要的 一点。

 

第五,快到公司时,提前通知前台开灯,展厅开灯,并告知先前通知的陪同参观的组长或者经理在电梯门口等待。注意业务员首先经理介绍给客户,比如,John这是我们公司业务部经理Alice。 Alice这是来自美国公司的John让客户先知情是对客户的尊重。

 

第六,到公司后,直接带客户到会议室。观看公司介绍视频,并泡茶或者充咖啡给客户。

 

第七,看完视频后,可以带客户参观展厅,并详细解说公司的案例,以及产品相关特性和用途等,与客户沟通,关注客户感兴趣点,随时做好相关记录,以便稍后跟进和沟通。

 

第八,参观完展厅之后,询问客户是否继续参观工厂。得到准确回复后,陪同客户参观工厂,给客户详细介绍产品制作流程,以及不同产品之间的区别和特性。随后可以返 回会议室,同时相关人员准备好客户需要查看的样品带到会议室。

 

第九,谈论过程中,除了与客户沟通并回答相关问题外,也需要主动出击,多搜集客户的相关信息,并做好详细记录。如,客户对产品以及合作有何特殊要求和注意的细节需要我们配合,是否从中国买过,合作情况如何,客户在当地采取什么样的销售途径,主要经营的产品种类已经销量较好的产品,大概的采购量。了解客户的同时,也可以介绍我们公司的优势如研 发,生产,销售和推广,必要时可以介绍我们公司在客户当地合作的大客户以增加机会,这需要提前准备。

 

第十,客户需要样品测试的,或者谈论价格或者大的工程项目,组长或者经理在场的,可以直接决定,果断行事,必要时可以随时联系研发同事参加,必要时跟总经理沟通好,可以告知客 户,公司总经理希望认识客户,获得客户同意后,可以引荐总经理给客户,争取最大合作机会。注意首先把客户介绍给总经理,再把总经理介绍给客户。

 

第十一,谈论即将结束时,陪同人员及时联系人事安排车送客户,并送客户礼物,如茶叶等。询问客户是否可以一同用餐,有没有想吃的一些菜,根据客户需求安排好用餐地点,派车接送 。

 

第十二,结束时,热情表示很高兴见到客户,希望他在中国度过愉快的时间,如有任何需要帮助,可以随时联系我们。一般情况,必须业务员陪同送客户,不得私自决定让客户自己单独离 开,最好有始有终,亲自陪同客户送到酒店。

 

第十三,当天晚些时候写邮件给客户感谢来访,并表示非常高兴见到客户,详细总结来访谈论的所有细节和相关跟进安排。

 

第十四,根据客户之前提供的信息,估计客户要乘飞机离开的时候,打电话给客户,祝一路顺利,欢迎再次来中国。

 

第十五,当客户回国后,要及时联系客户,并做好后续跟踪。

 

在客户拜访之后:

 

第一,根据客户来访的所有记录,整理好递交给部门经理,并详细讨论如何跟进客户的需求,和进一步的沟通和合作。

 

第二,具体联系相关部门和同事,立即安排和实施客户来访所谈论的细节,并及时反馈给客户。

 

这样子,订单就很可能谈成功了。

 

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