全面认识外贸跟单

    即将投身于外贸行业和大部分外贸新人对于外贸跟单都了解得不够全面,对于外贸跟单这个岗位的工作内容更是不太清楚。要是外贸业务员不了解外贸跟单员的工作职责,而外贸跟单员也不了解外贸业务员的工作职责,那么两者将不能很好地配合,甚至会产生矛盾。今天,外交圈将带大家全面认识外贸跟单。

 

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首先,我们要了解什么是外贸跟单呢? 

 

    外贸跟单就是跟着这些已经发生的业务所留下的证据——各种证据、单据、报表等——对业务流程进行重复模拟。   

 

那么,怎样才能算是外贸跟单员呢?

 

    外贸跟单员是指在国际贸易过程中,根据已签署的商务合约中有关出口商品的相关要求,代表公司选择生产加工企业,指导、监督其完成生产进度以确保合同如期完成的专职人员。(不能兼职,替代)所有围绕着订单去工作,对出货交期负责的人,都是外贸跟单员。   

 

接着就是外贸跟单岗位的工作内容 

  

    一般的外贸跟单岗位的工作内容包括:合同的制作、指令的制作下发、装船通知的制作、箱单和发票的制作、单证的核对、单证的寄出、货款的回收与客户及时的联系,通过邮件、电话或者传真的方式向客户提供有效的信息(装船通知、DHL号码、货物运输状况等),根据贸易方式及时的催款与销售经理及时沟通,每天更新工作序列表格和电子表格,向销售经理提供有效的信息(生产进度、客户提货和付款、客户要求),按照销售经理的思路制作合同和指令与同事及时的协调,和单证方面确认植检证和产地证,和海运方面确认船期,和货代方面确认提单。   

 

如何更好地做好外贸跟单工作 

  

    在做外贸跟单的工作中对每个环节都必须保持仔细的工作态度,因为如果我们在工作中出现的每一个失误都会带来非常多的麻烦和损失,例如我们在确认产地证,质检证,提单的时候出现失误,就会给公司带来一些不必要的损失,如果我们在做发票时出现数字上的错误,那么带来的损失将是不可估量的。所以在我们今后的工作中一定要做到认真,细致。 

  

为更好的做好外贸跟单工作,可以从以下几个方面入手: 

 

1熟悉客户。熟悉我们客户的要货情况及其规律,如某个客户喜欢要什么样的货,什么规格的,有什么特殊的要求等等,这都是外贸跟单必须了解并熟悉的。 

 

2深入了解产品知识。只有更好了解产品才能更有效的工作,减少一些低级的失误,如多少公斤的苹果装什么规格的,在一个集装箱里可以装多少箱,以及这个集装箱内的温度和通风,这也外贸跟单员必须要了解的基本常识。 

 

3合同与指令。当在做合同的时候一定要与销售经理多沟通,如客户所要货物的规格,重量,金额和船期。确保无误后再给客户发过去。在做指令的时候也是尤为重要的,指令上的每一项都要认真仔细的填写,因为公司的全体员工都是围绕外贸跟单员所做的指令来工作的所以更不能有丝毫的失误。 

  

4在确认单证方面。一定要了解到单证对客户的重要性,可能看来一个不起眼的错误到了客户那里将是一个非常的麻烦,甚至直接影响到客户的正常提货,所以也必须做到准确无误。 

  

5在做箱单,发票方面。在得到产地证的时候我们就可以做箱单发票,做好以后先放好,在给客户寄单证以前每天检查几遍,这样可以非常有效的减免失误率。 

  

6在给客户寄单证方面。当准备好客户所需的单证后,在确认可以给客户发件时更要慎重,根据客户的付款条件,有的客户可以直接发件(DHL/TNT)有的客户则需要通过银行发件,在做银行发件时我们需要做一张《出口托收委托书》交与银行,其间一定要将代收行和付款人以及托收金额准确无误的填清楚再交与银行。

 

7对货款及单证,货物的跟踪。每发走一批货,寄走一套单证都要及时的跟踪直到收到客户的货款,才算是完成了这一票的跟踪。 

 

所以很多外贸跟单员都觉得会做容易,做好难。做好外贸跟单必须要细心,耐心,不能丢三落四。


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