一个外贸订单完成后必须保留的文件

很多外贸业务有个不好的习惯,就是订单完成后用过的文件都没有很好地保留和归档,过了一段时间后,当要找回的时候,又不知道从何找起。但是也有一个疑惑就是我们应该保留那些文件呢?那些文件在后续中才是真正有用的呢?下面外交圈告诉你!

 

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1有客户签字的合同:这个是最重要的文件。

  

2银行收汇水单:这样也是要留底的,一般是找财务要的。

  

3退下来的报关单:这个报关单是要交给财务的。

  

4核销单号:这个在寄出核销单给货代报关的时候就要记下核销单号

  

5装箱单,发票,保单:这些留个底就好。

  

6提单TT建议保留一张正本,毕竟是自己寄出去的,万一丢了呢? LC的话一般都是要全套的,就可以复印一份保留

  

7报检单,换证凭条这些东西是需要全套的,就是报检全套资料,另外还包括合同,发票,装箱单,现在一般是电子商检,所以商检局的人会过段时间过来抽检一次,这些资料都要老老实实保存好。我上次就被抽过一次,还好同事告诉我很多应对的办法。

  

8托单这个避免货代临时找不到集装箱的情况,可以迅速把资料交给另一个货代,紧急的时候就不用重新做了

  

9退回来的场站收据这个是要交给财务的

  

10、货代开过来的各种单证费,运费,装箱费,定舱费等发票留个底。

 

养成文件保留的好习惯,能够为你省下不少的时间和麻烦。


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