处理询盘的流程和注意事项

处理询盘是一单贸易成交的基础,在一些比较大的外贸公司,他们通常都会有比较规范的处理询盘的流程和注意事项。对于那些外贸业务,无论是新手还老手,都会参照处理询盘的流程和注意事项来开发客户,最终拿下订单。下面外交圈分享一套一家大公司总结的处理询盘的流程和注意事项


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第一步,识别卖家身份(最重要)

 

无论是询盘还是交朋友,我们第一步要做的就是要识别对方的身份,这样才能针对对方的身份来制定谈判和沟通战术。

 

在海外买家中,有大买家,也有小买家,主要可分为工厂(原料采购)、贸易商、中间商、终端销售、资本货采购商、个人消费者和其它。

 

对于外贸新手而言,好不容易收到1条询盘,一定要先从该询盘中获取有效信息,看清楚给你发询盘的人是什么身份的,对于你以后能否谈下这个客户是非常有帮助的。

 

第二步,明确买家需求

 

1、先理解后报价:对买家的询盘做详细分析,勿急勿躁,快回复不一定能抓住买家的心只有优质回复才行。

 

2、不问已经告知的问题:仔细看询盘内容,千万不要再问对方已经告诉你的信息 。

 

3、帮买家多走一步:换位思考,思考买家在什么场景问你这个问题,换做你,希望得到什么样的答复。

 

下面是一位海外买家对那些没有明确买家要求的外贸业务的问题反馈:

 

It seems that sellers do not read the buying post carefully or choose to ignore requirements. I was spammed with offers which did not meet my requirements at all and I clearly described my requirements.

 

The replies are not even close to what I am requesting. I am angry about this.

 

You people pay no attention whatsoever as to what I requested. Nor do you reply to specific requests as per my recent e-mail to Bill Xu. You are about as useful as a cockroach in a kitchen

 

The companies are not reading what I need correctly. Not even looking at my website I sent for clarification.

 

所以,理解是沟通的基础,在回复邮件之前要仔细清楚邮件中的信息。

 

第三步,分析买家询盘信息

 

明确买家需求之后,我们就要对这条询盘进行分解。下面汇总了一些买家的询盘中可能提到的需求分类:目标价格、MOQ(最小起订量)、OEM/ODM、是否允许寄样、颜色/尺寸等产品额外要求、语言问题(是否需要支持其他语种,尤其是产品说明书)、出口经验要求、证书类 、付款方式、物流问题、公司资质要求。

 

针对给买家报价的情况,下面提出了建议:

 

1、当买家询问的产品较多的时候,最好列一个excel表格给买家,这样买家一目了然。

 

2、当买家给出的价格低于你的成本价时候,不要气馁,用专业度和诚恳打动对方。在你无法再降价的时候,是不是就觉得这个买家肯定不会要你的而是选择更低价的那家供应商。其实并不是这样的,在这种时候,要对自己的产品有信心,当然你也得知道自己产品的优势在哪里。若你想说服买家,需要拿出各种论据,告知买家市场上此类产品有多少类型,每种价位如何,A价位的原因是什么?B价位的原因是什么?而你给自己产品定价为C价位的原因是什么?看看有没有什么数据可以支持你的观点,例如原材料行情等。所以这类询盘报价的前提是你对自己的产品非常熟悉和自信。

 

3、当买家说你的产品价格太高的时候,你是否需要降价来满足他?这个要看,有些国家买家会觉得一旦你降价之后,可能会在质量上减分,如果是这样他们是不会和你合作的。这样的时候,更要抓住机会把握买家,以产品和工厂实力来传递你的实力。可以安排实地看厂,或者直接把你的产品图片,产品操作视频或者工厂图片、工厂视频拍摄传给买家。

 

第四步,回复询盘

 

之前所做的一二三步都是通过现在这一步传递的,所以这一步就显得格外重要了。在回复询盘时,我们需要关注以下几点:

 

1、是否明确买家目的

2、检查邮件语言是否过于冗长

3、回复内容结构是否完整

4、价格和产品是否已经考虑同行竞争

5、是否主动推进,并留给买家再次回复形成互动的空间

6、你的产品行业专业度够了吗?

7、邮件标题写得够吸引吗?

 

处理好以上7点就可以回复询盘了。

 

第五步,注意后期的跟进

 

以上只是初次询盘的回复,所以回复完询盘并不代表可以坐享其成,接着就是后续的跟进。跟进得当,能促进订单的成交,也能促进订单的二次甚至是多次的成交。

 

所以后期的跟进可以分为以下几类:

 

1、发完询盘回复后买家再也不回复的。

2、样品未能满足买家要求的。

3、买家说采购计划未确定的。

4、认证等条件未达要求的。

5、付款方式未达成一致的。

6、沟通不错但买家就是不下单的。

7、价格与客户目标价差距太远的。

8、样品寄送后买家无联系的。

9、跟进多次失去联系的。

 

最后就是根据以上不同种类的客户制定跟进策略。


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