外贸最高效的方法要数打电话!

经过多种外贸开发客户方法的尝试,最为高效的外贸方法要数打电话了。在拿到订单的整个过程中,一直都做的事情就是沟通。那么什么样的沟通有助于拿下订单呢?当然是打电话沟通!


外贸最高效的方法要数打电话!.jpg 


首先在打电话之前,我们要准备哪些工作呢?

 

1、FAQ文件,包括产品FAQ和外贸FAQ,产品FAQ也就是针对产品客户常问的问题以及答案,例如产品保质期是多久等;外贸FAQ则是常问的外贸问题,例如你是否出口过某国……准备好这样的资料就会让你对客户突然提出的问题有所准备,在信心方面会有极大的提升,而很多新人最需要的就是信心。

2、录音软件,防止听不懂或者误听客户的信息,所以录音之后重新进行核对。

3、电话软件。

4、如果是开发性电话,需要对客户进行必要的分析,肯定要确认他们是目标客户才行。

 

下面就由外贸培训讲师Martin为大家重点介绍怎么打电话。

 

第一通电话怎么打

 

1、有名字又有电话的开发型电话怎么打

 

开发型电话本来就是陌生拜访,实际上就是骚扰,所以要直接。

 

如果是手机:Good morning,this is Martin. Is that James speaking?

 

得到对方回应之后,要立马单刀直入:Sorry to disturb you. We are manufacturer of hexamine from China. I call today to look for the chance to cooperate with you. Just one minute please, ok?

 

一般我们听到的答复都是 go ahead please,然后继续:my offer now is 300usd/MT CIF to Busan. Do you have any plan to import these days.

 

这个时候大多数的答复都是,等我们有计划了我会联系你的。

 

我当然不会等你联系我:OK, never mind. I will give you an email about our detailed offer for your information. Of course I would like to give you free sample if you need.这个时候不管对方说什么,如果不是询问具体信息,都要这样说,please reply my email with your address, I will make the sample delivery as soon as I can.

 

这个地方要说一句,别被拒绝一次就放弃了。我被一个泰国人拒绝了七个月,才允许我发样品……

 

上面的过程里,会碰巧碰到客户需要产品(几率不大),会问到一些产品相关的问题,不用怕,因为我们有FAQ!

 

如果是座机:Can I speak to James please? This is a business call from China.

 

如果是James接电话,就ok了,可以直接对接到上面的话术;

 

如果不是James又会出现两种:转接过去,ok,对接上面的话术;

 

如果接线员说不在,那就索要手机号码或者邮箱,I have very important thing to discuss with him.如果给了,对接上述话术;

 

如果接线员不给,或者不知道,could you please tell me who is taking charge of business in your company, I mean, purchasing or sourcing.

 

无论他说出谁,都要问是否在公司,能否通话;如果还是说James,就要问,您觉得我什么时候打电话他会在呢?ok,不管对方说什么,我们肯定是要再打……

 

2、不知道采购名字但有一个电话的怎么打

 

遇到这种情况,第一反应肯定是去找采购的名字,可以试一下用用LinkedIn去找采购经理或者决策人甚至老板名字。

 

如果能够找到,就回归到了第一种情况;

 

如果找不到怎么办?大家都明白,如果不知道采购的名字往往是开发型电话,这种情况就单一了,就是开发型电话如何去打!

 

我一般会这样处理:到LinkedIn里面随便找到一个中层管理人员,先把名字记下来,当然他的职位也要记下来,甚至是他的履历,留待备用。

 

准备好以后开始打电话,有个地方要注意了,包括之前的电话,要注意对方接电话的人是否会说英语。当你打电话过去,你在说英语而对方一直在说本国语言的时候,你怎么办?其实很简单,你要找的这个人姓名的本国语言发音你要知道,或者头衔“purchase manager”的本国发音你要知道,“他的电话是多少”的本国语言翻译你要知道。怎么知道?谷歌翻译。

 

Good morning,this is Martin from China. Can I speak to anybody who are taking charging of  purchasing or sourcing.这个地方大家要注意,不要过去就找什么采购经理、老板,很容易让人家反感。所以,我只需要找一个负责采购的人就好,哪怕是个小兵。

 

这样说比直接找采购经理的成功率要稍微高一些,切身体会。如果你运气好电话被转进去了,那么你要抓紧,直接说你来干啥就好了,如同第一点中的开发型电话。

 

如果运气不那么好,可能就会在这一步被挡下来,可能是对方公司采购的人实在太多,你不说明找谁,对方就没法给你转;当然还有一种可能性,就是正好某天接电话的人心情不好,你就成了炮灰。

 

不管怎样,如果被挡了,就改天换个电话再打!

 

等下,我们是不是漏了什么问题?前面我们不是通过LinkedIn记了些信息吗?好吧,这是一个偏方,第一次找不到人之后,再打就直接找我们记录下信息的那个人!

 

Can I speak to Mark please? This is a business call from China.

 

有名字很容易可以转过去。Hi, Mark ,this is Martin from China. I want to discuss something about hexamine.

 

这种情况下,对方往往是懵的,因为他不负责采购。这个时候他们多半会说,what are you talking about?或者whom do you want to speak to?

 

我会表现出很抱歉,Oh, I am so sorry. I want to speak to your person who are taking charge in purchasing or sourcing.这个时候,他往往会以为是前台转错了电话,然后告诉你采购是谁,电话是多少。也会有失败的时候,不要紧,找时间再打。

 

当然你还可以去LinkedIn找这个公司的其他人去找突破口,也可以去拿着LinkedIn的这个人名去facebook搜,然后去翻这个人的联系人,看看能不能找点有用的信息,或者直接跟这个人建立一些联系,希望他会告诉我们想要的信息。

 

大家看了这么多,或许可以发现,打电话的所谓话术真的很简单,根本没有什么技巧可言,技巧并不多,靠的是执着,靠的是愿意承受一定的失败率。

 

3、回复型电话

 

如果回复第一封邮件,回复之后要马上打电话,基本情况跟以上差不多,但是比上面情况好的是:他们主动来邮件询价格是事实。打电话能够马上找到当事人,或者需要通过电话转的时候也会方便很多。

 

遇到当事人接电话我会这样说:Good afternoon James, this is Martin from Jacindustry. You have just sent us one enquiry 10 minutes before. Right?

 

只要我们回复够快,客户往往是有印象的,态度不会很差(当然也会有冷淡之类,每个人的脾气性格不一样)。

 

I have replied to you with details. Please check. If you have anything not clear, please reply to me or call me.

 

对方往往会说,ok.这时候要抓紧机会加强联系:Bye the way, May I have your Cell number please(如果没有的话).May I have your Skype please?(如果有电话没有Skype的话)。It is much easier to communicate by chatting directly.

 

如果需要转,我就会说:

 

James just sent me an email asking hexamine. I want to have some discussion with him by phone. Because I think he needs the information urgently.

 

一般都能从总机转过去,或者要到手机号码。

 

无论是开发性电话还是回复性电话,如果发现对方并不讨厌,我就会缠着对方多说几句,我会这样说,If you are interested and not so busy, I would like to introduce something to you here.

 

介绍下公司,例如生产了多少年了,在当地有没有做过,有标杆客户可以说一声。再说下对对方公司的了解,例如我知道您是生产某种产品的,一定需要我们的产品,您有从中国采购过吗?

 

趁着热乎要到客户的其他联系方式,然后在其他的联系方式上好好聊,聊得更深一下,更私人一些!当然不能太过分,适可而止,别让客户讨厌你。

 

第二通电话怎么打

 

前面三点,无论是开发型还是回复型,无论是有名字还是没名字,都是第一通电话,那么很多时候你给客户打了电话,发了邮件,其实客户并没有回复,那么还需要有下一通电话:

 

Good morning. This is Martin. Is it James speaking?

 

I believe you have checked my offer yesterday. Maybe you have something not so clear or not so satisfied. I will try my best to make you regard us as your regular supplier.

 

这个时候客户或者说,我会考虑的,你要怎么说呢?

 

Could you please tell me what you are thinking about our offer?

 

有些客户没有意向并不拒绝往往采取拖延战术,就如同上面说的我会考虑,那么不如直接问他怎么考虑的,往往会拿到一些答案,当然答案可能是被加工过的,我们要学会分析。

 

不管他说什么,我们要说,I know you have very good supplier. We never hope you will place the orders to us just communicate once. What I want is to get a chance. Please accept our free sample(如果第一次对方没有要样品,不管是开发性或者回复性,要主动提出免费样品,当然视产品而定)。

 

如果是非常大的客户,我们会这样说:We really want to invite you to our factory. The charges including air tickets and hotel will be on our account.(舍不得孩子套不到狼)。如果不是很大,可以说等客户下订单的时候给他报销飞机票之类。

 

很多人说,这个时候你应该说我们质量多好之类,其实没用,因为他们的供应商一定可以提供同等条件,我们要获得一个让他愿意了解我们的机会。而样品可以解决产品质量的疑问,验厂可以解决对工厂的疑虑!

 

当然我这样说的时候被客户斥责过,说:你以为我想去就能去吗?我是有工作计划的,我怎么可能为了你一家就跑一趟呢?我去你的。

 

我这样说的:抱歉,我太心急了,因为您是专业的采购,肯定不会轻易做决定,一定是负责任地实地考察才会做决定。所以,这是我们唯一的机会,我们是真的希望成为您的供应商。

 

客户说,你心急我理解,但是我会按照我的工作计划来的,我可以先检验你的样品,如果有机会一定会去考察的,不需要这样天天打电话。

 

好,我不会经常骚扰您的,您能告诉我您一般什么时候出差考察供应商吗?是每年都有固定的schedule呢,还是随机的?

 

你敢说随机的,我就敢过一个星期打一个电话给你!你有固定的行程,更好!告诉我什么时候,我会好好候着的,不会经常打电话给你。

 

当然,有的时候情况也很乐观,尤其当我们的报价比较靠谱的时候,客户会乐意问我们一些问题,这些FAQ里面都有准备,那么在聊天中我们要适时地问客户啥时候买,买多少之类的问题。记住这个时间,假如是三天之内,那么这三天,我们不能默默地等,需要通过其它的方式不断地去跟他沟通,必要的话还是要打电话。

 

可以直接问,Could you please tell me the conditions and terms in which you will place the order to us?我就喜欢这样问,很多时候客户会被我问笑,可能真得难回答,他会说,放心,如果有什么条件,我会跟你谈的。

 

Within 3 days, right? Before you make decision, please give me the last chance to meet your requirement.语气要热切!

 

挂完电话马上给客户发短信或者消息,不是邮件,您一定要告诉我,我会尽力去调整,即便我是业务员,但是我依然会努力去争取。这个时候有一部分客户会答应;有的会直接问,ok,把你能给的最好条件给我,我会好好考虑的。

 

这个时候你就要慎重了,因为客户没回复你才打了电话,不回复你往往说明你有问题,你要抓住这次机会,调整报价或者条件!

 

很多人说这就跟求人似的,多不好意思啊,但是这是策略。当然,如果你订单多得做不完,完全可以不这样。

 

后来很多客户告诉我,很多时候他们已经把我淘汰了或者初选选定了,就因为我的坚持才愿意给我一个机会,对于客户来说,选择谁都可以,无非就是看条件,当大家条件相当,肯定要找一家靠谱的。

 

如果客户的决策期比较长,而且他又不告诉你啥时候决策,你就需要注意盯紧了,一个星期两次追踪是最少的了。其实很简单,就是要脸皮厚,要不断地去假设我们合作了之后的细节。我会时不时地就跟客户灌输点,例如,如果你现在下订单呢,我们会安排哪个船期;如果您现在下订单呢,我可以让我们的工程师多久给您做完……

 

如果客户说,我要去拜访你们。ok,继续打电话询问,啥时候啊,几个人啊,需要我们订酒店吗?要接机吗?待几天啊,要不要安排观光旅游啊?要显得兴奋异常,客户来看厂就跟自己要结婚一样!客户来的前一天要再打电话,再次确认一遍,礼多人不怪。

 

电话比邮件快,比邮件表达感情要充分,客户可以在邮件里完全不理你,但是只要有一点教养,他不会在电话里不理你,当然不是没有挂我电话的,例如现在很忙,直接挂了。很简单,我会再打过去,说不好意思信号不好,您很忙,不好意思,几句话,免得我一直打扰您,谁负责这个产品的日常操作呢?客户会说就是我,不过我现在不需要,或者真的会告诉你找谁。


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