外贸业务如何安排自己一天的工作?

外贸业务员如何安排自己一天的工作才能有效地提高工作效率呢?很多外贸业务要不就是整天都很空闲,到了下班仍然没有什么收获。有的则是上班一直很忙,甚至下班了还要继续加班,但是却仍然没有收获。所以外贸业务合理安排自己一天的工作很关键。


外贸业务如何安排自己一天的工作?.jpg 


第一,收发邮件的安排

 

收发邮件是所有外贸业务员每天最基本的工作内容。收邮件,我们一般选择在刚上班或者上班期间稍微有空的时候,粗略地看一下收到的每封邮件,但不要急着回复。等你处理好手头上优先需要处理的事情再来选择合适的时间来琢磨并回复邮件。

 

第二,跟踪订单进度

 

现有订单的生产进度跟踪,想必是外贸业务员最需要关心的。毕竟,现有的订单是我们辛辛苦苦争取来的,客户能下单就是对我们的信任。经常关注车间现有订单的生产进度,能够很好地避免生产货期拖延和产品质量问题。因为及时的跟踪,能够让我们更早地发现问题,以至于我们有更多的时间来处理,实在解决不了的我们还能有足够的时间与客户沟通,以此最大化地减少自己企业和客户的损失。同时,频繁地下车间,能够让我们做业务的跟车间有较好的沟通关系,从而在产品生产细节上能有更多的收获,这对后期预测生产周期、核算生产成本等都有好处。另外,及时的跟踪,再给予客户及时的汇报,也能让客户对你产生信任感,从而增加客户再次下单的概率。

 

第三,发布产品信息

 

相信每个工厂都会定期或不定期地开发一些新产品,这时外贸业务员及时地把这些产品信息发布到网络上。发布的渠道,可以是公司的英文企业站,也可以是免费或者收费的B2B平台。

 

第四,开发客户

 

众所周知,外贸员做业务的目的就是找到客户、拿下订单。自然,开发客户就是外贸业务员最重要的一个工作内容和工作环节了。但是,开发客户也是需要公司给予支持的。如果公司有参加展会的惯例,那我们日常的工作就包括对展会上见到的客户挨个准备报价单并发送给客户,然后定期给予跟踪;如果公司有申请B2B外贸平台的收费账户,那我们平时就应该及时关注账户里的询盘,及时地发送报价给潜在的客户并定期跟进。

 

第五,收集新产品开发思路

 

每当我们开发客户时,我们都会去他们的公司网站查看一些信息,这其中就包括客户的产品范围。如果,你在浏览客户产品图片的时候,发现有些产品工厂还没有开发过但值得开发的时候,你就应该把这些信息搜集起来,统一整理后移交给公司相关产品设计负责人。收集这些信息的渠道,也不一定局限在刚才说的客户网站,还可以从客户平时发来的报价产品、外贸平台上的竞争产品、网络上的行业产品等途径挖掘出下一步要开发的产品趋势。

 

第六,单证制作及船期安排

 

每当一个订单快要交货的时候,也是我们业务员最繁忙的时候。外贸是一个流程性的工作,个人建议在出货前半个月就应该开始准备单证并开始该报检的报检,然后提前一个星期多向客户索要货代信息以便及时联系订舱并安排拖车等。从容的时间安排,对外贸员来说,能够降低范错误的机率。所以,每一个外贸业务员,一定要在自己的工作台前有一本时间备忘录。

 

第七,客户信息管理

 

为了方便日后的查看我们曾经接触过的所有客户的资料,我们应该及时将客户的资料整理起来。对于客户信息管理,要给每个客户标注客户所在的国家或地区以及客户的英文简称,比如俄罗斯_Auchan、美国_Walmart这样,然后无论是电脑里还是文件柜里的文件夹,都这样命名,甚至可以应用到邮件里的客户标记。

 

第八,维护老客户

 

老客户的维护,在外贸的日常工作中,也是很有必要的。首先,客户买了你的货,我们得主动经常关心下客户的销售情况,或者听一听客户对你产品的改进意见,又或者当你有新产品出来的时候及时知会客户。别看这些小小的举动,它能给你带来的可是客户对你的印象和信任。你的经常联系,也会让客户在需要你的时候第一时间想起你。

 

第九,业务学习和交流

 

在空闲的时间里,我们也要多学习和交流一些外贸知识和外贸问题,结合工作中实践,这样才能不断进步。

 

第十,关注外贸新闻

 

国际上的每一次汇率变动或者国家的每一个外贸举措都能切切实实地影响到我们外贸业务。所以,经常关注外贸相关的财经新闻、外贸动态是每一个外贸从业者的基本习惯。如果能够很好的把握外贸动态和行业趋势,当你据此报出一份完美的报价单时,你已经赢得了客户,也赢得了订单。

 

你在平时的工作中,也有这样安排自己的工作内容吗,或者说你认为做外贸业务员是一种怎样的工作体验呢?




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