如何进行外贸寄样

上一篇文章给大家分析了在一些关于客户要求寄样时我们应不应该寄样和寄样原则的问题,接下来给大家分析一下该如何寄样的问题。


外贸寄样须知.jpg

  一、寄样准备


  1、样品确认很关键 


  ·确认客户需要的样品型号及规格,包装、说明书、每单数量要求、形式发票的格式等细节不容忽视。

  ·必要时可结合邮件及光盘、照片。 



  2、取样原则


  ·样品要有代表性,是从批量生产的产品中抽样而得。

  ·保证待寄样品的质量是严格符合客户要求的。

  ·制作样品标签。

  ·要留样品及其生产批次等相关资料以备日后核查。 



  3、与客户确认寄样地址


  贸易中介等往往存在公司地址与寄样地址不一致的情况,一旦错寄会严重影响你的商业机会。 



   二、寄送方法


  1、邮政的航空大包


邮政的航空大包价格较便宜,航程大约在两周左右(不含目的国的海关检验和其国内的邮政递送时间)。此方法可适用于大宗的低值产品寄送。可在各地邮局办理。一般商品(非危险品)可正常寄送;如系普通化工品,仅需要出具一般的品质证书(证明其无毒、无害、无爆破性等),便于海关查验核实。如系危险化工品或者疑似危险化工品(如:钛白粉),需要出特殊的证明,以及特殊托运。


  注明:最小邮寄重量是2公斤,20公斤为一个限重单位。如超出部分,需要另行打包计费。 



  2、航空快递


航空快递分为国内邮政的国际EMS和国外大快递公司(如:FedEx_联邦快递,DHL_敦豪快递,TNT等),其费率大致相当。较邮政的航空大包费用贵。只是若与快递公司有协议,可有折扣价。时间大约是一周左右(或者3~5天)。如系普通化工品,仅需要出具一般的品质证书(证明其无毒、无害、无爆破性等),便于海关查验核实。如系危险化工品或者疑似危险化工品(如:钛白粉),需要出特殊的证明,以及特殊托运。


  注明:对限重单位有要求。


  寄送样品的运费支付方式


  1、预付(Freight Prepaid):寄件方缴付所需邮寄费用。此支付方式多用于寄送费用低,客户信誉好或老客户,成交希望大的情况下。


  2、到付(Freight Collect):收件人交付所需邮寄费用。此支付方式多用于寄送费用高,客户信誉差或新客户,成交希望无法确定的情况下。


   三、商品检验


  办理进出口商品检验,是国际贸易中的一个重要环节。关于出口商品的检验,其程序如下: 



  1、商检机构受理报验


首先由报验人填写“出口检验申请书”,并提供有关的单证和资料,如外贸合同、信用证、厂检结果单正本等;商检机构在审查上述单证符合要求后,受理该批商品的报验;如发现有不合要求者,可要求申请人补充或修改有关条款。


  2、抽样


由商检机构派员主持进行,根据不同的货物形态,采取随机取样方式抽取样品。报验人应提供存货地点情况,并配合商检人员做好抽样工作。


  3、检验


检验部门可以使用从感宫到化学分析、仪器分析等各种技术手段,对出口商品进行检验,检验的形式有商检自验、共同检验、驻厂检验和产地检验。


  4、签发证书


商检机构对检验合格的商品签发检验证书,或在“出口货物报关单”上加盖放行章。出口企业在取得检验证书或放行通知单后,在规定的有效期内报运出口。 



  5、进口商品的检验分类


  一类是列入《种类表》和合同规定由我国商检机构检验出证的进口商品。进口商品到货后,由收货、用货或其代理接运部门立即向口岸商检机构报验,填写进口货物检验申请书,并提供合同、发票、提单、装箱单等有关资料和单证,检验机构接到报验后,对该批货物进行检验,合格后,在进口货物报关单上加盖印章,海关据此放行。


  另一类是不属上一类的进口商品,由收货、用货或代理接运部门向所在地区的商检机构申报进口商品检验,自行检验或由商检机构检验,自行检验须在索赔期内将检验结果报送商检机构,若检验不合格。应及时向商检机构申请复验并出证,以便向外商提出索赔。


四、寄样实例


  一般来说对于寄样笔者是比较慎重的。即使是老客户要求寄样,如果样品费用、邮寄费用较高的情况下,我们一般是要求客户付样品费的,而且客户也能理解。而如果是价值较低、运费较低的,我们一般要求工厂免费提供样品并邮寄给我们。我们再转寄客户。当然,如果工厂有特殊的要求的情况下,我们会和客户说明,如果客户被说服,还好办。否则,这种情况下我们就会进行选择了,如果报价较低,并可免费提供样品的工厂我们会优先选择。再次就是选择报价低,或是质量合适的;当然有时也视其它情况,比如工厂的位置,工厂的诚信等条件,综合考虑。


  至于预付样品费,等签订合同后再双倍返还的制度,我们有时对客户也是这样要求的。但是一般来说只有和我们长期合作的客户能够理解。新客户的话一般是不会信任我们的。因此也有不少单子在这种情况下到寄样就打住了,无法再谈。这种情况下就需要外贸公司自已承担一部分的风险,如果可以肯定客户的诚意,公司决策层有信心、有实力去拿这个单子,就应该尽早决定,独立承担费用,或是说服工厂分担。这种情况下,如果工厂能主动承担一部分责任,或是从技术、行业的角度上帮助外贸公司分析该交易的可行性和风险性,那就更加完善。

 

五、后续跟进


1、及时通知很重要


  a、用邮件或快递底单第一时间通知客户你的发样信息,包括Courier 的样品跟踪号码何时发送,大约何时到达等信息。


  b、形式发票也不可少. 形式发票除了是客户清关的必需单据外,也是出口商样品管理的重要记录。


  c、请客户收到样品后确认。


2、样品管理


  a、可设计样品管理表,包括送样国别、客户、样品名、样品的版本及生产批次、样品数量、金额等。


  b、妥善保存好形式发票,用以留档。


  c、客户对样品的评估内容也应增加到样品管理表中。


3、跟踪情况 


  a、询问样品顺利到达与否, 表达对客户的重视程度,体现外贸的专业精神,避免被忘记。


  b、以质量检测报告跟进客户端的样品进展情况(准入测试、终端用户使用体验、参展等)。


  c、客户对样品的评估,满意不满意都想办法让客户给出具体说明。


4、建立稳定联系


  a、不管短期内有无订单,尽量与拿样客户建立起一种稳定的联系,不间断通知公司的产品线新情况,沟通的频率很重要。


  b、让客户有少不了你的感觉,因为电子商务的存在使得客户始终面临无数诱惑。 


今天小编给大家详细分析了寄样的具体操作流程及注意事项,希望大家可以结合上篇文章提到的方法使用,让自己以后的外贸生涯不会再因寄样而烦恼。


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