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你的邮件真的发出去了吗?看看有没有这3个问题

外贸邮件发出去之后没有反馈,其实有接近20%的原因是邮件并没有投递成功,根本没有发出去!这就好比我们要听听别人对这篇文章的看法,结果对方根本没有看到这篇文章,那后续的交流又从何谈起?


造成邮件发送失败的原因多种多样,焦点商学院特约讲师韩席军老师下面一步步分析造成外贸邮件回复率低下的原因,并且给出靠谱的解决方案。


一.发件的邮箱、域名、IP地址进入了垃圾邮件黑名单数据库


相信你有过类似的经历:一个陌生号码给你打来电话,虽然是陌生号码,但是你的手机上却显示“房产中介”、“保险理财”,甚至是“诈骗团伙”这样的提示信息。这是因为这个陌生号码被列入了一个或者多个“号码黑名单数据库”中,而你的手机也正好关联了这些数据库。


在电子邮件的世界里,也是一样的机制。如果你的邮箱账号、发件域名、服务器IP地址因为各种原因被列入了黑名单,而你的客户正好使用了该黑名单数据库,那么你给这些客户发邮件时,对方是100%无法收到邮件的。

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问题检测

网络上的邮件黑名单数据库有很多,可用以下工具对自己的域名或者IP地址进行检测:


www. dnsbl.info – 只要输入自己的邮箱后缀或者是IP地址就可以检测是否被列入了黑名单数据库。(包含了59个知名的黑名单数据库)


mxtoolbox.com – 检测92个不同类型的黑名单数据库,还可以注册一个免费账号,定时跟踪是否进入黑名单,一旦被列入黑名单,就会发邮件提醒。

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 问题解决

如果已经进入了黑名单也不要怕,因为大部分的黑名单是可以申请移出的,具体步骤如下:


第一步:找到这个黑名单数据库的官网。在dnsbl和mxtoolbox中就可以直接找到。如果找不到,就在搜索引擎搜索一下,如“Abuse Ro official website”这样的关键词;


第二步:在官网找到类似Removal, Apply to Remove这样的选项,然后就会进入一个申请向导;


第三步:过程基本类似,需要填写:你是谁?你的客户是从哪里来的?你为什么给他写邮件?你的邮件内容是什么?这个时候要注意,填写的内容要看起来正规规范,有说服力;


第四步:将信息填好之后,提交申请。大部分还要通过邮件确认提交,所以提交信息时一定要填写有效的邮箱地址。

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 问题规避

如果通过检测,发现并没有进入黑名单数据库,可以通过以下的方法,避免今后进入黑名单数据库:


不要在短时间内发送大量的邮件,要分开时间段发送;


同一批邮件,如果数量超过500,要分成多个批次发,且每次的标题和内容应不同;


如果必须要大量发送,将新老客户掺杂在一起,增加总体打开率;


用软件抓来的邮箱,一定要谨慎,很可能有Spam Trap(邮件陷阱,一种垃圾邮件检测手段);


使用群发工具,注意修改软件的发送邮件头和内嵌信息。


综上,很多时候邮件发不出去就是因为进入了黑名单。一旦发现邮件发不出去,要第一时间检测是不是因为进入了黑名单。


二.邮件标题和正文当中有敏感内容,被当做垃圾邮件拦截了


反垃圾邮件协议中,大部分是针对内容和模式的审查。为了吸引客户的注意力,我们常用夸张的、诱惑的措辞;又或者因为解码的原因,邮件发出去是乱码等情况,这些都属于容易被拦截的敏感内容。如何解决?

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问题检测

对于ESP(Email Service Provider,如Gmail、Yahoo、Hotmail、你的企业邮局等)来说,判断你的邮件到底有没有敏感内容靠人工一条条梳理是很费时费力的,可以使用专业的工具,检测是否能够规避垃圾邮件策略,从而避免被拦截:


www.mail-tester.com – 专业的用来检测一封邮件是否会被各种ESP拒收的工具。完全免费,而且还会给出详细的打分指导说明。

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问题规避与解决

可保证大部分情况下邮件都能顺利进入收件箱:


为了吸引客户,使用了太多类似“best price”,“top quality”等推销性质太浓的字眼;


非正常拼写单词,如:w0rds,l3tter,uPPer CaSE wrOnG;


标题全部大写,并且还有类似“!!!”过多的标点符号;


邮件中有乱码,非常容易被当做垃圾的格式;


如包含太多的链接、图片、附件,被认定为垃圾邮件的几率会很高;


附件中包含如下的格式:exe、bat、dmg、apk、scr、js等,会被邮件防护程序阻止;


附件的体积过大,对服务器的带宽造成了一定的负担。


三.收件人的邮件地址是无效的,但是却没有及时发现


各位小伙伴肯定有类似的疑惑:有的客户还联系着就忽然消失了,发邮件不回甚至退信。这不是个例,ReturnPath的数据表明,全球每年有18%的邮件因为各种原因失效。不排除因为各种疏忽,弄错了邮箱地址的拼写,但是却没有发现问题所在。

使用下面几个工具,可以有效地对客户的邮箱有效性进行检测:


www.verifyemailaddress.org

verify-email.org

mailtester.com

email-checker.net

上面的几款工具,都可以免费使用。

来源:焦点商学,韩席军

另外给大家推荐一下外交圈-外贸大数据平台,也可以免费检测邮箱。外交圈官网:www.trademanager.com

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